Gespräche & Kontakte
Termine
Was Besucher im Chat gebucht oder angefragt haben, und wie du Anfragen bestätigst oder absagst.
Dein Assistent kann im Chat Termine vereinbaren. Unter Termine siehst du alles, was Besucher gebucht oder angefragt haben. Ohne verbundenen Kalender sind Buchungen zunächst Anfragen: Du bestätigst oder sagst ab, und der Besucher bekommt beides per E-Mail.
| Wo | Seitenleiste → Kundenservice → Aktivität → Termine |
| Wer | Ansehen: Recht Gesprächsinhalte lesen. Bestätigen und Absagen: zusätzlich Selbst antworten. |
| Tarif | Tarifmerkmal „Termin-Agent“, siehe Abrechnung. Ohne das Merkmal erscheint der Menüpunkt nicht. |
| Einrichten | Die Terminbuchung schaltest du am Assistenten im Reiter Ziele ein, siehe Ziele. |
Mit oder ohne verbundenen Kalender
| Ohne verbundenen Kalender | Mit verbundenem Kalender | |
|---|---|---|
| Buchung im Chat | wird zur Anfrage | wird direkt im Kalender eingetragen |
| Besucher bekommt | sofort eine Eingangsbestätigung per E-Mail, später Zusage mit Kalendereintrag (.ics) oder Absage | die Bestätigung des Kalenderdienstes |
| In Lymbe | Bestätigen und Absagen | nur Anzeige; abgesagt wird im Kalender |
Als verbundener Kalender zählen Google Kalender, Outlook, Calendly, Cal.com und HubSpot. Verbunden werden sie am Assistenten im Reiter Ziele bei der Terminbuchung. Versuchst du einen solchen Termin in Lymbe abzusagen, erscheint „Dieser Termin liegt im verbundenen Kalender. Bitte dort absagen.“
Die Liste
| Reiter | Enthält |
|---|---|
| Anfragen | Offene Anfragen, die noch auf deine Antwort warten (Standard). Eine Anfrage bleibt hier, auch wenn ihr Zeitpunkt schon vorbei ist. |
| Anstehend | Bestätigte und geplante Termine in der Zukunft |
| Vergangen | Termine, deren Zeitpunkt vorbei ist |
| Abgesagt | Abgesagte Termine |
| Alle | Alles zusammen |
Spalten: Termin (Datum und Uhrzeit in der Zeitzone des Termins), Besucher, Notiz und Status (Angefragt, Bestätigt, Abgesagt, Geplant). Je Zeile gibt es Im Kalender und Gespräch. Angezeigt werden höchstens 100 Termine („Angezeigt werden die ersten 100 von N“). Ein Termin dauert, wenn nichts anderes angegeben ist, 30 Minuten.
Eine Anfrage bestätigen
- Öffne den Reiter Anfragen.
- Lies bei Bedarf über Gespräch nach, worum es geht.
- Klick auf Bestätigen.
- Lymbe meldet „Bestätigt. … bekommt die Bestätigung mit Kalendereintrag per E-Mail.“ Der Termin steht jetzt unter Anstehend.
Einen Termin absagen
- Klick beim Termin auf Absagen. Es öffnet sich das Fenster Termin absagen.
- Schreib bei Bedarf eine Nachricht an den Besucher (optional), zum Beispiel „Passt Ihnen Donnerstag um 14 Uhr?“. Höchstens 1.000 Zeichen.
- Klick auf Absage senden, oder auf Abbrechen, wenn du es dir anders überlegst.
Absagen geht nur für Termine in der Zukunft. Die E-Mails an den Besucher tragen den Namen deines Unternehmens als Absender; antwortet der Besucher, landet die Antwort bei der Kontaktadresse deines Unternehmens (siehe Unternehmen). Die E-Mails an Besucher sind in der Sie-Form geschrieben.
Bei neuen Terminen benachrichtigt werden
Leg am Assistenten im Reiter Benachrichtigungen ein Ziel mit dem Ereignis Termin angefragt oder gebucht an, zum Beispiel deine E-Mail-Adresse oder einen Slack-Kanal. Mehr dazu unter Benachrichtigungen.
Fehlerbehebung
| Meldung oder Problem | Lösung |
|---|---|
| „… Bitte auf anderem Weg Bescheid geben.“ | Die E-Mail an den Besucher ging nicht raus, oder er hat keine Adresse hinterlassen. Der Status ist trotzdem gespeichert; melde dich telefonisch oder über das Gespräch. |
| „Der Termin wurde gerade schon bearbeitet.“ | Jemand anderes im Team war schneller. Lade die Seite neu. |
| Die Knöpfe Bestätigen und Absagen fehlen. | Dir fehlt das Recht Selbst antworten, oder der Termin liegt in einem verbundenen Kalender. |
| Absagen geht nicht. | Der Termin liegt in der Vergangenheit oder in einem verbundenen Kalender. |
Datenschutz
Termine enthalten Namen und Kontaktdaten der Besucher. Wie lange solche Daten bleiben, steht unter Aufbewahrung.
Weiterlesen
- Ziele des Assistenten, darunter die Terminbuchung
- Leads
- Gespräche