Automatisieren
Abläufe verstehen
Abläufe erledigen wiederkehrende Arbeit selbst — ausgelöst durch ein Gespräch, eine Uhrzeit, ein Formular oder dich.
Ein Ablauf ist eine Kette von Schritten, die Lymbe für dich abarbeitet: Erst kommt ein Auslöser (zum Beispiel „Kontakt erfasst“ im Website-Chat oder „jeden Montag um 8 Uhr“), danach folgen Bausteine wie „E-Mail senden“, „Zeile in Google Sheets anlegen“ oder „Lymbe KI fasst zusammen“. Abläufe verbinden deine Assistenten mit den Werkzeugen, die du ohnehin nutzt.
Du kannst Abläufe selbst im Baukasten zusammenklicken, sie von der Werkstatt bauen lassen oder eine Vorlage übernehmen.
Wo du Abläufe findest
- Kopfleiste → Abläufe, oder in der Seitenleiste unter Automatisieren → Abläufe (innerhalb eines Bereichs als runder Knopf unten in der Seitenleiste).
- Auf der Startseite zeigt die Karte Automatisieren die Zahl deiner Abläufe und Fähigkeiten, die letzten drei Läufe und die Läufe und Fehler der letzten sieben Tage.
- Im Portal-Chat startest du Abläufe mit
@oder aus der Seitenleiste unter „Neuer Chat“ — siehe Läufe & Fehlersuche.
Wer darf was, ab welchem Tarif
| Aufgabe | Nötiges Recht | Rollen |
|---|---|---|
| Abläufe anlegen, bearbeiten, löschen, zuordnen | Abläufe verwalten | Inhaber, Admin |
| Abläufe im Chat starten | Abläufe ausführen | Inhaber, Admin, Mitglied |
| Benachrichtigung bei fehlgeschlagenem Lauf | — | Inhaber, Admin |
Abläufe sind ein Tariffeature. Ist es in deinem Tarif nicht enthalten, steht auf der Seite: „Abläufe sind in eurem Tarif nicht enthalten“. Wechsle dann unter Einstellungen → Mitgliedschaft den Tarif oder sprich uns an. Nach einem Tarifwechsel kann es bis zu etwa einer Minute dauern, bis die Seite freigeschaltet ist. Wie viele Abläufe dein Tarif erlaubt, steht unter Grenzen je Tarif.
Die wichtigsten Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Auslöser | Das Ereignis, das den Ablauf startet. Jeder Ablauf hat genau einen. → Auslöser |
| Baustein | Ein Schritt, der etwas tut: lesen, schreiben, senden, rechnen. → Bausteine |
| Verbindung | Dein Konto bei einem Dienst (z. B. Gmail), verschlüsselt im Workspace gespeichert. |
| Entwurf | Die Fassung, an der du gerade baust. Ein Entwurf ändert nichts, bis du ihn veröffentlichst. |
| Live | Die veröffentlichte Fassung. Nur sie läuft — auch wenn du sie aus dem Chat startest. |
| Zuordnung | Welche Assistenten den Ablauf kennen und im Chat starten dürfen. |
| Wirkung | Nur lesen (holt oder prüft etwas, läuft im Chat sofort) oder Handelt (verschickt, legt an oder ändert — der Chat fragt vorher nach). |
| Lauf | Eine einzelne Ausführung des Ablaufs mit Protokoll. |
Die Übersicht der Abläufe
Die Liste zeigt „N von M Abläufen“, je Seite zehn, zuletzt bearbeitete zuerst. Oben suchst du in Name und Beschreibung (jedes Wort zählt) und filterst mit den Schaltflächen Alle, Live, Entwurf, Ohne Assistent und gelöscht. „Ohne Assistent“ leuchtet gelb, sobald ein Ablauf noch keinem Assistenten zugeordnet ist.
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Ablauf | Name und Beschreibung. |
| Schritte | Die Logos der verwendeten Bausteine; Code-Schritte mit eigenem Zeichen, ab sieben Schritten „+n“. |
| Assistenten | Die zugeordneten Assistenten. Ein Klick öffnet die Zuordnung. |
| Zuletzt bearbeitet | Wann zuletzt etwas geändert wurde. |
| Erstellt | Anlagedatum (auf dem Handy ausgeblendet). |
| Status | Schalter: „Läuft — zum Ausschalten klicken“ bzw. „Aus — zum Einschalten klicken“. Bei reinen Entwürfen gesperrt: „Erst veröffentlichen, dann einschalten“. |
Über das Menü einer Zeile kannst du den Ablauf im Baukasten öffnen, die Zuordnung ändern, Zurück auf Live gehen (verwirft den Entwurf, die Live-Fassung läuft unverändert weiter) oder ihn löschen. Gelöschte Abläufe verschwinden aus dem Baukasten; das Protokoll ihrer Läufe bleibt erhalten.
Wenn der Baukasten ruht oder nicht erreichbar ist
- „Der Baukasten ruht“ — dein Workspace ist gesperrt oder auf „Nur lesen“ gestellt. Die Liste bleibt sichtbar, Bearbeiten geht erst wieder nach der Freigabe.
- „Der Baukasten ist gerade nicht erreichbar“ — eine kurze Störung. Die Liste zeigt dann nur, was das Portal weiß. Bereits laufende Abläufe arbeiten weiter.
Datenschutz
Abläufe und ihre Daten liegen getrennt je Workspace. Zugangsdaten zu verbundenen Konten werden verschlüsselt gespeichert. Läufe werden nach der Aufbewahrungsfrist deines Workspace gelöscht (siehe Aufbewahrung). Bedenke: Schickt ein Ablauf Daten an einen fremden Dienst (z. B. Slack oder Google), gelten dort die Bedingungen dieses Dienstes.
Weiterlesen
- Ablauf erstellen — Schritt für Schritt.
- Werkstatt — in Worten beschreiben, bauen lassen.
- Fähigkeiten — der kleine Bruder: Anleitungen statt Schritte.