Workspace
Team & Rollen
Lade Kolleginnen und Kollegen ein und lege fest, was jede Person sehen und tun darf – über Rollen, einzelne Rechte, Gruppen und die Freigabe einzelner Assistenten.
Im Team legst du fest, wer zu deinem Workspace gehört und was jede Person darf. Jede Person hat eine Rolle als Voreinstellung. Darüber hinaus kannst du einzelne Rechte pro Person zuschalten oder entziehen, Personen in Gruppen zusammenfassen und bestimmen, welche Assistenten jemand sieht.
| Wo | Kopfleiste → Team oder Verwaltung → Team in der Seitenleiste (innerhalb eines Bereichs als runder Knopf unten; auf dem Handy unter „Mehr“) |
| Wer sieht die Seite | Alle mit dem Recht Team sehen (Inhaber, Administrator, Mitglied, Nur ansehen) |
| Wer lädt ein | Recht Einladen (Inhaber und Administrator) |
| Wer ändert Rollen und Rechte | Recht Rollen und Rechte vergeben (Inhaber und Administrator) |
| Wer entfernt Personen | Recht Mitglieder entfernen (Inhaber und Administrator) |
| Tarif | Alle Tarife. Wie viele Personen ins Team passen, steht im Tarifvergleich unter „Personen im Team“. |
Was du auf der Seite siehst
- Kacheln oben: Gesamt (mit dem Zusatz, wie viele Personen Sonderrechte haben), Admins, Mitglieder und Offene Einladungen.
- Mitgliederliste: alle Personen mit Rolle. Über „Zugriff“ öffnest du je Person die einzelnen Rechte und die Assistenten-Freigabe.
- Offene Einladungen: mit „Erneut senden“ und „Zurückziehen“.
- Gruppen: ein Überblick, die Verwaltung liegt unter Team → Gruppen.
- „Was die Rollen bedeuten“: eine kurze Legende aller Rollen.
Die fünf Rollen
Jede Rolle ist nur die Voreinstellung. Über „Zugriff“ lassen sich einzelne Rechte pro Person zuschalten oder entziehen.
| Rolle | Was sie darf | Einladbar |
|---|---|---|
| Inhaber | Darf alles, auch den Workspace löschen. Genau eine Person: wer den Workspace angelegt hat. | Nein |
| Administrator | Alle Rechte außer „Workspace löschen“, also auch Abrechnung, API-Schlüssel, Webhooks, Verbindungen, Datenexport und Aufbewahrung. | Ja |
| Mitglied | Tagesgeschäft: Assistenten sehen, Gedächtnis sehen und pflegen, Gespräche lesen und verwalten, Auswertung sehen und exportieren, Neuigkeiten und Dokumente pflegen, Digitaler Mitarbeiter und Frag Lymbe nutzen, Abläufe im Chat auslösen, Team und Einstellungen sehen. | Ja |
| Kundenbetreuung | Nur Gespräche: sehen, Inhalte lesen, selbst antworten (Live Chat) und verwalten. Keine Einstellungen, keine Auswertung. | Ja |
| Nur ansehen | Listen und Übersichten sehen: Assistenten, Gedächtnis, Gespräche, Auswertung, Team, Einstellungen. Gesprächsinhalte bleiben verborgen und lassen sich pro Person freigeben. | Nein, nur nachträglich per Rollenwechsel |
Rechte weitergebenWer Rollen und Rechte vergibt, kann nur Rechte weitergeben, die er selbst hat. Ein Administrator kann deshalb niemandem „Workspace löschen“ geben.
Alle Rechte im Einzelnen
Unter „Zugriff“ sind die Rechte in Gruppen sortiert. Sensible Rechte wie Gesprächsinhalte oder Abrechnung sind markiert.
| Gruppe | Rechte |
|---|---|
| Assistenten | Assistenten sehen · Assistenten anlegen · Einstellungen ändern · Verhalten und KI ändern · Aktiv schalten · Assistenten löschen |
| Gedächtnis | Gedächtnis sehen · Wissen hinzufügen · Wissen bearbeiten · Website einlesen · Wissen löschen |
| Gespräche | Gespräche sehen · Gesprächsinhalte lesen · Selbst antworten · Gespräche verwalten · Gespräche exportieren |
| Auswertung | Auswertung sehen · Berichte exportieren · Ziele festlegen |
| Veröffentlichen | Neuigkeiten und Dokumente pflegen |
| Bereiche | Digitaler Mitarbeiter · Frag Lymbe |
| Fähigkeiten | Fähigkeiten anlegen und ändern |
| Abläufe | Abläufe bauen und ändern · Abläufe im Chat auslösen |
| Team | Team sehen · Einladen · Rollen und Rechte vergeben · Mitglieder entfernen |
| Einstellungen | Einstellungen sehen · Workspace ändern · Abrechnung verwalten · API-Schlüssel verwalten · Webhooks verwalten · Verbindungen verwalten · Daten exportieren · Aufbewahrung festlegen · Workspace löschen (nur Inhaber) |
- Manche Rechte bringen andere mit: Selbst antworten schließt Gesprächsinhalte lesen ein, Aufbewahrung festlegen setzt Daten exportieren voraus. Das Portal schaltet die nötigen Rechte automatisch mit.
- Wird einer Person ein Recht entzogen, das ihre Rolle oder eine Gruppe gibt, gilt der Entzug. Entziehen schlägt Zuschalten.
Personen einladen
- Öffne Verwaltung → Team und klicke auf die Einladen-Kachel.
- Gib die E-Mail-Adresse ein.
- Wähle die Rolle: Administrator, Mitglied oder Kundenbetreuung.
- Optional: Unter „Zugriff schon jetzt festlegen“ einzelne Rechte zu- oder abschalten und die Assistenten auswählen, die die Person sehen soll (oder „Alle Assistenten“).
- Absenden. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link.
- Sie registriert sich oder meldet sich an und ist dann in deinem Team. Rolle, Rechte und Assistenten gelten ab der ersten Anmeldung.
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | An diese Adresse geht der Einladungslink. Die Person meldet sich später mit ihr an. | leer |
| Rolle | Administrator, Mitglied oder Kundenbetreuung | Mitglied |
| Zugriff schon jetzt festlegen | Einzelne Rechte abweichend von der Rolle | aus (nur die Rolle gilt) |
| Assistenten | Welche Assistenten die Person sieht | „Alle Assistenten“, auch die, die später dazukommen |
Regeln für Einladungen
- Ein Einladungslink gilt 7 Tage.
- „Erneut senden“ verschickt einen neuen Link; der alte wird dabei ungültig.
- „Zurückziehen“ geht nur, solange die Einladung nicht angenommen ist. Danach entfernst du die Person über die Mitgliederliste.
- Ist dein Tarif voll, erscheint: „Dein Tarif erlaubt N Team-Mitglieder. Für mehr wechsle in einen größeren Tarif.“ Offene Einladungen zählen mit.
- Jede Einladung wird im Protokoll des Workspace vermerkt.
Rechte und Assistenten einer Person ändern
- Klicke in der Mitgliederliste bei der Person auf „Zugriff“.
- Wechsle bei Bedarf die Rolle.
- Schalte einzelne Rechte zu oder ab. Abweichungen von der Rolle sind markiert; in der Kachel „Gesamt“ zählen sie als „Sonderrechte“.
- Lege fest, welche Assistenten die Person sieht: alle (auch künftige) oder nur ausgewählte. Ohne Auswahl sieht sie keinen Assistenten.
- Speichern. Die Änderung gilt beim nächsten Seitenaufruf der Person.
Gruppen
Gruppen bündeln Rechte und Assistenten für mehrere Personen, etwa „Kundenservice Nord“. Jede Person in der Gruppe bekommt deren Rechte und Assistenten zusätzlich zu ihrer Rolle.
- Öffne Team → Gruppen und klicke auf „Neue Gruppe“.
- Vergib einen Namen, wähle Rechte und Assistenten.
- Füge Mitglieder hinzu und klicke auf „Gruppe anlegen“.
Gruppen anlegen und ändern braucht das Recht Rollen und Rechte vergeben.
Personen entfernen
- In der Mitgliederliste über das Menü der Person. Dafür brauchst du Mitglieder entfernen.
- Den Inhaber kann niemand entfernen.
- Die Person verliert sofort den Zugang zu diesem Workspace. Ihr Konto bleibt bestehen, wenn sie noch zu anderen Workspaces gehört.
- Was sie angelegt hat (Dokumente, Abläufe, Textbausteine), bleibt im Workspace.
Team im gesperrten Workspace
Ist der Workspace nach der Testphase, wegen einer offenen Zahlung oder nach dem Vertragsende gesperrt, lässt sich alles nur noch ansehen. Personen entfernen geht weiterhin; einladen und Rechte ändern erst wieder mit einem gebuchten Tarif. Mehr dazu unter Tarif & Abrechnung.
Datenschutz
- Gib Gesprächsinhalte nur Personen frei, die sie für ihre Arbeit brauchen. „Nur ansehen“ zeigt Listen ohne Inhalte.
- Interne Chats im Digitalen Mitarbeiter und in Frag Lymbe sieht nur die Person selbst, auch Administratoren nicht.
- Informiere dein Team vorab über die Verarbeitung seiner Daten. Einen Textbaustein findest du unter Einstellungen → Datenschutz → Vorlagen für deinen Datenschutz.
Häufige Fragen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Die Einladung kommt nicht an. | Prüfe den Spam-Ordner. Sonst „Erneut senden“; der alte Link wird dann ungültig. |
| „Der Link ist abgelaufen.“ | Einladungen gelten 7 Tage. Sende sie erneut. |
| Kann ich den Inhaber wechseln? | Nicht selbst im Portal. Schreib dem Support (siehe Support & Kontakt). |
| Jemand sieht einen Assistenten nicht. | Unter „Zugriff“ die Assistenten-Freigabe prüfen, auch in den Gruppen der Person. |
| Ein Mitglied soll keine Gesprächsinhalte lesen. | Unter „Zugriff“ das Recht Gesprächsinhalte lesen abschalten. |
| Kann ich eine eigene Rolle anlegen? | Nein. Nimm eine Rolle als Basis und passe die Rechte an, oder bilde eine Gruppe. |
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