Gespräche & Kontakte
Leads
Kontakte, die deine Assistenten erfasst haben: abarbeiten, im Gespräch nachlesen und ins CRM exportieren.
Ein Lead ist ein Kontakt, den ein Besucher im Chat hinterlassen hat: Name, E-Mail oder Telefon und sein Anliegen. Unter Leads stehen alle diese Kontakte, die neuesten oben. Mit dem Status arbeitest du sie im Team ab, bis sie gewonnen oder verloren sind.
| Wo | Seitenleiste → Kundenservice → Aktivität → Leads. Die Zahl am Menüpunkt zeigt neue Leads. |
| Wer | Recht Gesprächsinhalte lesen. Den Status ändern und löschen darf, wer Gespräche verwalten hat. |
| Tarif | Die Lead-Erfassung durch den Assistenten ist ein Tarifmerkmal („Lead-Erfassung Agent“), siehe Abrechnung. |
Woher Leads kommen
- Lead-Formular im Widget: Der Assistent blendet ein Formular ein, der Besucher trägt seine Daten ein. Der Lead ist mit dem Gespräch verknüpft.
- Im Gespräch: Ist am Assistenten das Ziel Lead-Erfassung eingeschaltet, nimmt er Kontaktdaten auch direkt im Chat auf. Wie du das einrichtest, steht unter Ziele.
- Andere Wege: Leads aus WhatsApp, Messenger, Instagram, E-Mail, über die API oder aus dem Portal.
Die Liste
| Reiter | Enthält |
|---|---|
| Neu | Status Neu |
| In Arbeit | Status Kontaktiert und Qualifiziert |
| Abgeschlossen | Status Gewonnen und Verloren |
| Alle | Alle Leads |
Die Zähler an den Reitern folgen der Suche. Gesucht wird über das Feld „Name, E-Mail, Firma …“ und den Knopf Suchen; gefunden werden auch Telefonnummer und Anliegen. Ein Suchbegriff darf bis zu 100 Zeichen lang sein. Je Seite stehen 50 Leads, darunter „Seite X von Y“.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kontakt | Name und Firma |
| Erreichbar | E-Mail und Telefon, direkt anklickbar |
| Anliegen | Worum es dem Besucher geht |
| Herkunft | Website-Chat, WhatsApp, Messenger, Instagram, E-Mail, API oder Portal (auf dem Handy ausgeblendet) |
| Eingang | Wann der Lead kam (auf dem Handy ausgeblendet) |
| Status | Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Gewonnen, Verloren |
Leads abarbeiten
- Öffne den Reiter Neu.
- Klick bei einem Lead auf Gespräch, um nachzulesen, was der Besucher geschrieben hat.
- Nimm Kontakt auf, per Klick auf E-Mail oder Telefon.
- Setz den Status in der Auswahl auf Kontaktiert. Der Lead wandert nach In Arbeit.
- Passt der Kontakt, setz Qualifiziert; zum Schluss Gewonnen oder Verloren.
Ohne das Recht Gespräche verwalten siehst du den Status nur als Marke. Über das Papierkorb-Zeichen löschst du einen Lead; Lymbe fragt „… endgültig löschen?“, und erst Löschen entfernt ihn dauerhaft.
Leads exportieren
- Wähl Reiter und Suche so, dass die gewünschten Leads in der Liste stehen.
- Klick auf Exportieren und wähl Als Excel (eine Zeile je Lead) oder Als CSV (zum Einlesen ins CRM).
Spalten: Eingang, Name, E-Mail, Telefon, Firma, Anliegen, Status, Herkunft, Assistent, Weitere Angaben, Zuletzt bearbeitet, Lead-ID. Ein Export umfasst höchstens 10.000 Leads.
Datenschutz
Leads sind Personendaten. Gib nur denen Zugriff, die sie brauchen, und lösch Leads, die du nicht mehr brauchst. Löschst du ein Gespräch, verschwindet auch sein Lead. Die automatische Löschung nach Frist beschreibt Aufbewahrung.
Häufige Fragen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Werde ich bei neuen Leads benachrichtigt? | Ja, wenn du am Assistenten im Reiter Benachrichtigungen ein Ziel mit dem Ereignis Neue Anfrage erfasst anlegst, siehe Benachrichtigungen. |
| Kann ich Leads automatisch ins CRM schicken? | Ja, über einen Ablauf, einen Webhook oder einen eigenen Endpunkt als Benachrichtigungsziel. |
| Der Link Gespräch fehlt. | Der Lead kam nicht aus einem Gespräch, zum Beispiel über die API, oder das Gespräch wurde schon gelöscht. |