Abläufe
Ablauf erstellen
So baust du einen Ablauf im Baukasten, testest ihn, veröffentlichst ihn und gibst ihn deinen Assistenten.
Der Baukasten ist die Arbeitsfläche für Abläufe: links bzw. in der Mitte die Leinwand mit dem Auslöser und den Schritten, daneben das Schrittfeld mit den Einstellungen des gewählten Schritts und eine schwebende Karte für die Werkstatt. Du meldest dich dort nicht extra an — das Portal erledigt das im Hintergrund.
Schritt für Schritt
- Öffne Automatisieren → Abläufe und klicke oben rechts auf Neuer Ablauf. Der Baukasten öffnet sich mit dem neuen Ablauf; oben siehst du „Abläufe › Name“.
- Gib dem Ablauf einen Namen, der sagt, was er tut — z. B. „Neue Kontakte nach Google Sheets“.
- Klicke auf den Auslöser und wähle, wann der Ablauf startet. Oben angeheftet sind Ereignis im Chat, Webhook, Zeitplan, Formular und Manuell. → Auslöser
- Füge mit + Schritte hinzu und wähle einen Baustein. Verbinde beim ersten Mal dein Konto (z. B. Gmail).
- Fülle die Felder des Schritts. Werte aus früheren Schritten setzt du über die Datenauswahl ein, etwa die E-Mail des erfassten Kontakts. → Daten weitergeben
- Teste mit Test flow. Achtung: Die Schritte laufen dabei wirklich — eine Test-Mail geht wirklich raus.
- Veröffentliche den Ablauf. Erst dann ist er live.
- Im Dialog „Für welche Assistenten?“ legst du die Zuordnung fest und speicherst.
Zuordnung: Welche Assistenten den Ablauf kennen
Nach dem Veröffentlichen fragt das Portal: „Der Ablauf ist veröffentlicht. Sag den Assistenten, dass es ihn gibt — sonst kennt ihn im Chat niemand.“ Ohne Zuordnung läuft ein Ablauf mit Auslöser trotzdem (z. B. jeden Montag), aber kein Assistent kann ihn im Gespräch starten.
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| Name | Wie der Ablauf im Chat heißt (max. 120 Zeichen). | Name aus dem Baukasten |
| Ein Satz für den Assistenten | Wann der Assistent den Ablauf nutzen soll (max. 300 Zeichen). Das ist alles, was der Assistent vom Ablauf sieht, bevor er ihn startet — formuliere es eindeutig. | leer |
| Wirkung | Nur lesen: holt oder prüft etwas, läuft im Chat sofort. Handelt: verschickt, legt an oder ändert, der Chat fragt vorher nach. | je nach Ablauf |
| Alle Assistenten | Auch die, die später dazukommen. | aus |
| Einzelne Assistenten | Auswahl, wenn „Alle“ aus ist. | — |
| Auch in Frag Lymbe | Der Ablauf steht auch im allgemeinen Assistenten „Frag Lymbe“ bereit — dort ohne Firmenwissen, nur was ihr ausdrücklich freigebt. | aus |
Die Zuordnung änderst du jederzeit: in der Übersicht über die Spalte „Assistenten“ oder das Zeilenmenü, oder in der Konfiguration eines Assistenten im Reiter Fähigkeiten & Abläufe (siehe Werkzeuge des Assistenten). Ab mehr als zehn Abläufen je Assistent warnt das Portal: Bei so vielen greift der Assistent leichter zum falschen.
Entwurf und Live-Fassung
- Jede Änderung landet zuerst im Entwurf. Gespräche und Auslöser nutzen immer die veröffentlichte Fassung.
- Weicht der Entwurf inhaltlich von der Live-Fassung ab, zeigt die Übersicht das an. Mit Zurück auf Live verwirfst du den Entwurf.
- Den Status-Schalter in der Übersicht nutzt du, um einen veröffentlichten Ablauf vorübergehend anzuhalten, ohne ihn zu löschen.
Tipps für gute Abläufe
- Ein Ablauf, eine Aufgabe. Lieber zwei kleine Abläufe als einen, der alles macht.
- Prüfe Bedingungen früh mit einer Verzweigung, statt am Ende aufzuräumen.
- Schreibe den „Satz für den Assistenten“ so, wie ein Kunde fragt: „Nutze das, wenn jemand nach dem Stand seiner Bestellung fragt.“
- Brauchst du KI im Ablauf, nimm den Schritt Lymbe KI.
Fehlerbehebung
| Problem | Lösung |
|---|---|
| „Neuer Ablauf“ ist ausgegraut | Die Tarifgrenze ist erreicht — Entwürfe zählen mit. Lösche einen Ablauf oder erweitere den Tarif. |
| Der Assistent kennt den Ablauf nicht | Ist er veröffentlicht und dem Assistenten zugeordnet? Ist der Satz für den Assistenten klar? |
| Änderung wirkt nicht | Du hast nur den Entwurf geändert. Veröffentliche erneut. |
| „Auslöser testen“ liefert keine Daten | Beim Auslöser „Ereignis im Chat“ normal. Nutze die Beispieldaten des Auslösers. |
| Der Status-Schalter lässt sich nicht bewegen | Der Ablauf wurde noch nie veröffentlicht. |
Weiterlesen
- Werkstatt — den Ablauf bauen lassen.
- Läufe & Fehlersuche — was nach dem Start passiert.